Ausgabe 04 | 2020

ARBEITSMARKT

Offene Räume in den Berner RAV

Unterwegs im Multispace

Im Kanton Bern sind RAV-Personalberaterinnen und Mitarbeiter der Zahlstellen der Arbeitslosenkasse ständig mit dem Laptop unterwegs. Sie arbeiten agil im offenen Raum in verschiedenen Zonen. So radikal wie Bern hat noch kein Kanton die RAV und seine Zahlstellen auf Kundennähe getrimmt.

Von Daniel Fleischmann, PANORAMA-Redaktor

Die grosse Mehrheit der Stellensuchenden bevorzugt für die Beratung einen offenen Raum, etwa das «Zugabteil». (Bild: Adrian Moser)

Die grosse Mehrheit der Stellensuchenden bevorzugt für die Beratung einen offenen Raum, etwa das «Zugabteil». (Bild: Adrian Moser)

Am 18. Juni gabs im RAV Langenthal einiges zu feiern. An diesem Tag bezogen 30 Mitarbeitende des RAV und der Zahlstelle Langenthal der Arbeitslosenkasse Kanton Bern neue Büroräume. Sie stiessen auf neue Büromöbel, neue Visitenkarten und neue Anfahrtswege an. Aber sie waren auch gespannt auf die Veränderungen, die mit den neuen Räumen verbunden waren: Denn der Umzug markierte den Aufbruch in eine neue Zeit der öffentlichen Arbeitsvermittlung, die 2016 für die Mitarbeitenden des Amts für Arbeitslosenversicherung begonnen hatte. Neben dem Standort Langenthal bereits umgebaut sind die RAV-Standorte Thun, Interlaken, Jura bernois und Bern West sowie die Zahlstellen Thun und Interlaken. In den nächsten Jahren sollen die übrigen acht RAV-Standorte und drei Zahlstellen im Kanton folgen. Das Raum- und Möblierungskonzept dahinter heisst BE_Büro2016. Damit verbunden sind Stichwörter wie: Von der Behörde zum Dienstleister, von der Antragstellerin zur Kundin, vom geschlossenen Büro zum Multispace.

Offenheit und Transparenz räumlich umgesetzt

«Wir wollen eine offene und bürgernahe Verwaltung sein, mit einheitlichem und positivem Aussenauftritt sowie modernen und attraktiven Arbeitsplätzen für unsere Mitarbeitenden.» Mit diesem Grundsatz hat das Amt für Arbeitslosenversicherung des Kantons Bern 2016 begonnen, die Räume der RAV und der Zahlstellen neu zu konzipieren. BE_Büro2016 – das sind Grossraumbüros mit unterschiedlichen, durchlässigen Zonen:
– In der Empfangszone befinden sich ein kleiner Wartebereich, Informationsständer, ein digitaler Job-Desk und ein Schalter für den persönlichen Erstkontakt.
– An die Empfangszone schliesst die Beratungszone an. Sie weist eine Vielzahl von Beratungsplätzen auf, die sich hinsichtlich des Grades ihrer Offenheit in vier verschiedene Typen unterteilen lassen: Koje, Kreuz, Zugabteil und Welle. Die Wahlfreiheit der Kundinnen und Kunden, das Beratungsgespräch in einer abschliessbaren Koje durchzuführen, bildete eine Auflage des Datenschutzes.
– Die Arbeitsplätze im Backoffice sind nur für die Mitarbeitenden zugänglich. Sie verrichten hier administrative Arbeiten, führen telefonische Gespräche oder tauschen sich untereinander aus. Die RAV-Teams an den einzelnen Standorten können sich für territoriale (fest zugeteilte) oder non territoriale (agil austauschbare) Arbeitsplätze entscheiden. In diesen Räumen ist der Geräuschpegel tief, eigentliche Besprechungen sind nicht erlaubt.
– Zum Backoffice gehört eine Rückzugszone, die gemütlich eingerichtet ist. Hier können stille Arbeiten verrichtet, aber auch Pausen gemacht werden. Für das konzentrierte Arbeiten sind auch die Fokusräume gedacht. Fokusräume sind abschliessbare Einzelkojen im offenen Raum; hier können die Mitarbeitenden bei Bedarf die Türe hinter sich schliessen und in Ruhe arbeiten.
– Für Teambesprechungen stehen Sitzungszimmer zur Verfügung.
– Die Cafeteria steht allen Mitarbeitenden offen, die hier essen oder auch arbeiten können. In der Cafeteria ist es in der Regel eher laut.
Die Personalberatenden sind in allen diesen Zonen aktiv, je nachdem, welcher Arbeit sie gerade nachgehen. Den Kern des Raumkonzepts bildet die Idee, dass die Beratung der Stellensuchenden nicht mehr in geschlossenen Räumen stattfinden soll, sondern in einer – in einem unterschiedlichen Grad – offenen Umgebung. «In konventionellen Settings gelangen Stellensuchende manchmal über längere Gänge ins Büro einer Beratungsperson und schliessen dann die Tür hinter sich zu. Das signalisiert Enge und kann Gefühle von Scham oder Ausgeliefertsein auslösen», sagt Projektleiter Thomas Geissmann. Ein offener Raum wie die Beratungszone hingegen mache deutlich, dass Arbeitslosigkeit kein «big deal» sei: «In der Beratungszone sehe ich andere Menschen, ihnen geht es wie mir selbst. Hier werden Dienstleistungen erbracht und nicht primär Kontrollen durchgeführt. Es liegen auch keine Berge von anderen Akten herum, in denen mein Fall womöglich untergeht.» Tatsächlich bevorzugt die grosse Mehrheit der Stellensuchenden Beratungen in den offenen Raumanordnungen, an einem Wellenarbeitsplatz oder in einem Zugabteil. Geschlossene Kojen innerhalb der Beratungszone werden nur selten gewünscht.

Auch mal Abstand nehmen

Der Wechsel vom Einzelbüro in den offenen Raum erfordert einschneidende bauliche Massnahmen. Während in Thun und Interlaken neue Bürogebäude bezogen wurden, baute man den RAV-Standort Bern West komplett um und fusionierte ihn mit dem Standort Bern Bümpliz – eine «sehr staubige Angelegenheit», wie sich Thomas Geissmann erinnert. Da wurden Mauern und Leichtbauwände entfernt, Decken schallisoliert, alle Wände neu gestrichen, die ganze Haustechnik neu verlegt, sämtliche Räume neu möbliert und mit Teppichen verlegt. «Den Standort Bern West erkennt man nicht wieder», sagt Geissmann.Der Wechsel vom Einzelbüro in den offenen Raum erfordert aber auch eine Anpassung des Arbeitsverhaltens der Mitarbeitenden. Die Beratungspersonen arbeiten nun an verschiedenen Plätzen, wobei niemand ihre Wege kontrolliert. «Es ist erwünscht, dass sich die Beratenden auch mal in die Lounges der Rückzugszone begeben – und dort weiterarbeiten oder einfach die Zeitung lesen», beschreibt Geissmann das neue Führungsverständnis. Und er fährt fort: «Diese Mobilität ist ein Riesenvorteil. Der Ortswechsel erlaubt es zum Beispiel, Abstand von anderen Pendenzen oder Problemen zu nehmen – mal den Kopf zu lüften, sich zu bewegen. Ich bin überzeugt, dass sich das neue Raumkonzept auch auf die Arbeitshaltung selbst auswirkt, zum Beispiel auf die Bereitschaft, Veränderungen mitzugestalten.» Alle Beratenden verfügen über ein persönliches Laptop, mit dem sie sich in allen Räumen über WLAN ins Netz einloggen können. An den Arbeitsplätzen des Backoffice, die vollständig mit höhenverstellbaren Pulten ausgestattet sind, können die Laptops an grössere Monitore angeschlossen werden. Um die Mitarbeitenden auf die neue Arbeitsweise vorzubereiten, wird im Vorfeld jeweils breit und wiederholt über die Massnahmen und deren Ziele informiert. Es gibt Infoveranstaltungen, Workshops, Arbeitsgruppen oder Baustellenbesuche. Hier gelte es, zum Beispiel zu erklären, dass Multispaces nicht einfach Grossraumbüros sind, die zu Recht in der Kritik stehen, wie Thomas Geissmann erläutert. Vielmehr seien diese Büros dank der Zonierung kleinräumig genug, um auch Nähe und Konzentration zu ermöglichen. Die Mitarbeitenden werden zudem in die Gestaltung der Cafeteria einbezogen, verfassen Handbücher mit Verhaltensregeln und entscheiden im Team, ob die Backoffice-Zone mit agilen oder festen Arbeitsplätzen eingerichtet werden soll. Von den fünf nach neuem Konzept umgebauten Standorten wählten drei eine non territoriale Ordnung. Die Entscheidung kann jederzeit revidiert werden. Denn am eigenen Arbeitsplatz hängen Emotionen, wie Geissmann sagt.

Konzentration trotz Geräuschpegel

Eine Herausforderung des Konzepts der offenen Räume bilden ein höherer Geräuschpegel und die latente Unruhe im offenen Raum. «In der Beratungszone ist es lauter als im persönlichen Büro. Vielen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern fiel es in den ersten Wochen schwer, sich zu konzentrieren», erzählt Thomas Geissmann. Aber nach einer Angewöhnungszeit würden auch für sie die Vorteile deutlich überwiegen. «Die meisten schätzen die offenen Arbeitswelten und wollen nicht mehr zurück», sagt Thomas Geissmann. So habe sich gezeigt, dass die Gesprächsdauer in der offenen Beratungszone abnehme und die Gesprächsqualität in der Wahrnehmung der RAV-Beratenden steige. Auch die Kundinnen und Kunden sind gemäss Thomas Geissmann überwiegend zufrieden: «Sehr frisch», «offen und modern» oder «ansprechende Farben» seien oft gehörte Worte der Anerkennung. In den nächsten Jahren sollen alle RAV- und Zahlstellen-Standorte im Kanton Bern in Multispaces verwandelt werden. Wenn möglich sollen die RAV und die Zahlstellen der öffentlichen Arbeitslosenkasse an einem Standort integriert werden. Ebenso sei die Zusammenführung mehrerer RAV-Standorte zu prüfen, mit dem Ziel, Synergiepotenziale zu nutzen und langfristig Kosten zu sparen (Unterhalt, Betrieb, In-vestitionen). Trotz diesen Vorgaben sei BE_Büro2016 kein Sparprojekt, betont Thomas Geissmann. So steht im Backoffice-Bereich für jeden Mitarbeitenden grundsätzlich ein Arbeitsplatz zur Verfügung, die Beratungszone deckt ungefähr 80 Prozent des Personaletats ab. «Insgesamt gewinnen wir damit Fläche», sagt Thomas Geissmann, «aber das ist ein Effekt des Projekts, kein Ziel.» Wichtiger sei, dass man mit diesem Platzangebot selbst Spitzenbelastungen wie grössere Betriebsschliessungen oder Corona bewältigen könne.

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